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2018-11-28  凤凰娱乐平台注册手机app

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现在用清单的人越来越多了,因为我们的忘性越来越大了。随着社会的发展,科学技术的提高,各种APP相应而出,然后,我们学会了实用各种工具APP帮助我们处理事务。


清单,可以帮我们高效地完成任务和规划好时间。在清单中记录和规划我们的时间,让待办事项一目了然,用更少的时间达成目标,从冗杂的待办事项中解脱出来。所以学好时间管理,一张好的清单是必不可少的。


但,很多人的清单用的不对。清单一词的定义是:详细登记有关项目的单子。实际上,清单分为很多种类,常见的主要是以下三种:待办清单、检查清单、愿望清单。


一般来说,时间管理使用最多,并且谈到清单时所指的「待办清单」,即 Todo List。这篇文章,将告诉你怎样正确的使用待办清单,让它真正创造价值,让时间为你所用。


1.不是什么事儿都叫待办


待办清单,自然是先有待办后有单。之所以说很多人的清单用的不对,问题主要就出在这里。在这个部分,我们先搞清楚到底什么才是待办。


待办不是日程。举个例子你就明白了:


日程:今天 9~11 点有课

待办:课前完成预习


日程是在一定的时间段内,太阳城娱乐彩票828:需要你参与的活动;而待办则是在某个时间点前,需要你完成的任务。所谓的时间点,也就是我们常说的 Deadline。仔细体会它们的分别,之所以要区分待办和日程,是因为你无法决定日程的开始,日程应该出现的地方是日历。


还是觉得有点绕,对吗?这很正常。因为严格来讲,待办和日程不是完全独立的概念。当我上完晚上八点到九点的健身课程,我打开清单,划掉那条「晚上健身」的待办好像很顺理成章。本质上,还是因为日历可以完美承载日程,而拿走日程的清单,可以最大程度的被我们掌控。


如果在三分钟内可以完成某项待办,那么就立刻完成它,而不是记在清单上,除非你已经处在专注工作的状态了。常见的比如说打个电话给 XX、回复一封邮件等等。这样做一来可以避免你的清单臃肿不堪,二来可以帮助你更从容的应对打断;因为当你开始考虑三分钟的问题时,你也顺便过滤掉了那些不属于你的任务。


通过上面的两点,我们可以确认,这是一项可记录的待办事项。接下来,你应该确保出现在清单中的待办,使用相同的表述方式。我的建议是用词精炼,并且要有明确的动词。前者的好处显而易见,我们重点聊聊使用动词的必要性。


使用动词可以帮助你完成任务的拆分。你也许听说过关于目标设定的 SMART 法则


目标必须是具体的(Specific)


是可以衡量的(Measurable)


是可以达到的(Attainable)


和其他目标具有相关性(Relevant)


有明确的截止期限(Time-based)


发现了吗?当我们使用明确的动词时,就自然的确保了目标是具体的、可衡量的并且是可以达到的。可什么才是明确的动词呢?说实话,我也给不出定义,但「完成」绝对不是个好选择。还是用刚才的例子:


完成课前预习


使用模糊的动词,就好比读了一大碗心灵鸡汤,低头一看没给勺。试试改成这样呢:


扫读一遍文章


划出生僻单词并查清释义


慢读一遍


是不是好多了?也许你会说,我知道怎么预习,没必要搞这么麻烦。话是没错,但那是因为在预习这件事上,你已经形成了思维套路,可以自动的完成目标拆解。


如果把「完成课前预习」换成「完成毕业论文」,你一定就会明白,我们谈到动词的时候,到底在谈什么。


记得设定 Deadline。如果一件事不好定 deadline,那就给确定 deadline 这件事定一个 deadline。


开夜车突击考试的经历,想必大家都有体会,每次考完头昏脑涨但结果竟都还凑合,也难怪有人说 deadline 才是第一生产力。在记录待办时,我们设定 deadline 一方面是为了提升自己完成的动力,另一方面,还可以充分利用很多 App 自带的智能提醒功能。


奇妙清单


比如在我个人在用的「奇妙清单」中,会自动把 deadline 为当日的待办生成一张「今天」清单,这样就避免了反复翻查。当然,制订期限只是为了帮助我们更好的完成事项,如果实在没能完成也没必要过于纠结,这点我们等下还会聊到。


信任你的清单,然后忘掉它


清单就像一位严格的教练,督促着我们完成任务;但在场上的球员,没工夫看教练。随着我们使用清单的不断熟练,有时会陷入一种焦虑。我都记了什么?是不是漏了什么?然后你开始不断的翻查,反而停下了手头的工作,到头来还不如不记。


其实,如果能按照上面的几点记录待办,那么你需要做的就是 100% 的信任你的清单,然后在做事时忘掉它的存在。说到底,使用它的意义就在于外部记忆,腾出大脑空间去考虑更重要的问题。


2.做事,让清单为你所用


记录好了各项待办,我们终于可以轻装上阵,专注于学习和工作了。


对重要的事情,标记番茄钟


重要 - 紧急四象限怎么和清单结合?我的答案是对重要的事进行番茄钟标记。很多人都有这样的感觉:每天忙的不可开交,但阶段总结时发现没什么成绩。原因就在于没有把精力放在那些真正重要的事项上,而仅仅是在 紧急但不重要 甚至 既不紧急也不重要 的事上疲于奔命。对于那些工作中的重点项目,在待办命名时我会加上「- 1T」标记,代表预估耗时为一个番茄钟(25 分钟)。这样做有两个好处:


在「今天」清单内快速找到重要项目


执行这些事项时使用特定的番茄钟软件,这样很容易回顾每天在重点事项上投入了多少时间;


如果每天都能至少完成 8~10 个番茄钟,相信你的工作状态一定不错。国产软件「番茄土豆」,就是将番茄钟和待办事项结合在了一起,感兴趣的同学可以用用看。


相似性质的事,放在一起做


大脑好比一台多核处理器,每个脑区有着不同的分工,而机器是需要润滑和预热的。频繁切换使用的脑区,就会导致大脑一直处在低功率输出的状态。通过「相似归类」就可以让大脑一直高效运转,在正确的时间做正确的事。


那么,又该如何分类呢?一个实用的标准是:是否需要与他人沟通。比如汇报、开会、跨部门沟通等等,都需要你保持良好的精神状态,并且不断倾听、谈论。将这些事项尽可能安排在一起,会让你更加从容。我曾与一位前辈在咖啡厅约见,我告辞时问他是否一起,他答说:下午我在这要见七个人。


我猜测这些人里,有的可能是面试者,有的可能和我一样只是后辈约见,但无疑他正在使用「相似归类」的方式来安排事项。当然,分类标准上,找到适合自己的最重要,比如简单与复杂、输入与输出等等都可以考虑。


故意让开头变简单


接近目标时会加快人的行动。当我们看到待办任务时,0/10 要比 2/12 更让你心烦。其实,很多社交产品为了诱导用户填写个人资料,就用了这个小花招,你从来没见过在完善度上是 0% 的产品,对吗?既然万事开头难,那就干脆让开头变的不能再简单。


回到清单上,如果你想要读二十页书,那完全可以将「把书翻开」作为第一项待办,甚至「找到书并且放在桌子上」也完全可以。慢慢的,你会进入到做事的节奏中来,直到把一件事彻底搞定。懒惰是人的天性,那同样的,我们也可以利用天性来提高效率。


今日事未必今日毕


理想的状态是,把每天计划做的事全部做完,然后满足的去睡觉,周而复始,但现实却总是计划没有变化快。每天的时间是有限的,临时的调整在所难免,我们应该学会接受这一点,而不是为没能完成所有待办感到自责。


加利福尼亚多米尼克大学教授盖尔-马修斯(Gail Matthews)博士研究发现,光是把事情写下来就能提高 33% 做到的概率。如果你能熟练的运用文章中提到的每一点,我相信做到的概率会很接近 100%,就算把它挪到明天又怎样呢?


关于清单的总结


清单无疑是一件利器。在苹果 AppStore 的效率栏目下,清单类 App 占据了最靠前的位置;而在没有手机的年代,也有些人因为有意识的使用清单而迈向成功,比如流行天后麦当娜在跑通告的时候,会在她的加长保姆车里列好待办,写下要做的事情,而这些手稿曾拍出几千美元的高价;再往前,美国著名的科学家本杰明·富兰克林更是清单控。


在日常生活中,清单的合理实用,充分规划自己的待办事项,合理分配自己的时间,能帮到我们节省更多的时间去做自己想要做的事情。

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